Problema: Generar diferentes listados de empaques de las entregas al cliente.
Solución: El sistema de Gestión Optimus proporciona herramientas para generar los listados de empaques como los requiere el cliente, permite agregar evidencias y obtener los formatos para la impresión.
Procedimiento para el uso del sistema.
Acceder al sistema desde el navegador(Chrome, edge, etc) al sitio: Optimus Odisa
Capturar las credenciales: usuario y contraseña, después presionar el botón “Ingresar”.
Acceder a pantalla de “Entregas”, puede ingresar desde la tarjeta en la pantalla principal o desde el menú.
Buscar el documento de entrega
La pantalla tiene varios filtros de búsqueda:
Número de Entrega (Dato del documento de SAP)
Folio Listado (El número de listado de empaque ya creado de la entrega)
Nombre del cliente
Fecha desde
Fecha hasta
Incluir Cerradas (Para buscar entregas que ya fueron cerradas en SAP)
Capturar y/o seleccionar los filtros de datos que necesite y después presionar el botón “Buscar”.
Para iniciar la creación del listado, presionar el botón “Crear Empaque”
Elaboración del listado de empaque Formato A
Pantalla inicial Formato A
Los documentos de entrega que tienen asignados artículos de servicio, se agregan automáticamente en la primera tarima sin posibilidad de modificar o eliminar.
En la pestaña de Artículos con series, se puede consultar las series que tengan los artículos del documento de entrega, en caso de que no cuenten con serie se muestra la tabla vacía
Ejemplo de Entrega con artículos sin series.
Comenzar con agregar la tarima/caja, presionar el botón “Agregar Nueva Tarima”
Nota: Cuando es la primera tarima/caja el sistema la agrega automáticamente, para las nuevas es necesario utilizar el botón.
Seleccionar las dimensiones de la tarima/caja
Capturar el peso total en kilos de la tarima incluyendo el peso con los artículos.
Agregar artículos, presionar el botón “Agregar Artículo”
Seleccionar el artículo del listado de los códigos que contiene la entrega
Capturar la cantidad
Para visualizar la cantidad total del artículo en la entrega, posicionarse sobre la descripción del artículo.
Cuando el listado de artículos del empaque está completo se puede ver la barra de “Progreso Total”, en color verde.
En caso de requerir quitar tarima, presionar el botón rojo “Eliminar Tarima”
En caso de requerir quitar artículo de la tarima, presionar el botón rojo.
Elaboración del listado de empaque Formato B
La pantalla que se muestra para el armado depende del tipo de artículo que contiene el documento de entrega.
Pantalla inicial ejemplo: Formato B MONIN
Pantalla inicial ejemplo: Formato B PASTILLAS
Pantalla inicial ejemplo: Formato B CAPSULAS
Comenzar con agregar la tarima/caja, presionar el botón “Agregar Nueva Tarima”
Nota: Cuando es la primera tarima/caja el sistema la agrega automáticamente, para las nuevas es necesario utilizar el botón.
Seleccionar las dimensiones de la tarima/caja
Capturar el peso total en kilos de la tarima incluyendo el peso con los artículos.
Dentro de la tarima agregar los niveles, presionar botón “Agregar Nivel a Tarima”
Agregar artículos al nivel, presionar el botón “Agregar Artículo”
Seleccionar el artículo del listado de los códigos que contiene la entrega
El sistema identifica el tipo de artículo y muestra las opciones para la captura de cantidad
Asignar cantidad artículo MONIN, capturar la cantidad surtida para el empaque, en cajas o unidades.
Asignar cantidad artículo PASTILLA, capturar la cantidad surtida para el empaque
Asignar cantidad artículo CÁPSULA, capturar la cantidad surtida para el empaque, en cajas o unidades.
Si se captura un valor en cantidad que no corresponde con una equivalencia correcta a cajas, se muestra un mensaje de alerta.
Para visualizar la cantidad total del artículo en la entrega, posicionarse sobre la descripción del artículo.
Cuando el listado de artículos del empaque está completo se puede ver la barra de “Progreso Total”, en color verde.
En caso de requerir quitar tarima, presionar el botón rojo “Eliminar Tarima”
En caso de requerir quitar un nivel de la tarima, presionar el botón rojo.
En caso de requerir quitar artículo de la tarima, presionar el botón rojo.
Documentar evidencias
Presionar el botón “Evidencias” o “Capturar Fotos con Móvil (QR)”
Escanear el código QR, en el dispositivo móvil
Agregar fotos mediante la cámara o galería
Enviar las fotos al listado, presionar el botón “Subir Foto(s) y Finalizar”
Imagen de Referencia de evidencias del Listado empaque Formato A
Imagen de Referencia de evidencias del Listado Formato B
Notas:
El listado tiene un límite de evidencias para subir.
Añadir comentarios si es necesario.
Guardar listado presionando el botón “Guardar”
Imágenes de referencia de listado Formato A
Imágenes de referencia de listado Formato B
Validaciones para un listado de empaque completo
En caso que se intente guardar un listado incompleto se muestran mensajes de alertas.
Tarima vacía en Formato A
Artículo sin datos en Formato A
Falta completar cantidad en los artículos del listado Formato A
Nivel vacío en Formato B
Artículo sin datos en Formato B
Falta completar cantidad en los artículos del listado Formato B
Faltan evidencias
Cada tarima/caja debe tener asignados la dimensión y capturado el peso.
Generar los documentos de impresión
Una vez guardado el listado con su folio asignado se habilitan los botones para obtener los documentos de impresión.
Presionar el botón “Generar PDF”, para el resumen completo del listado de empaque.
Se genera el archivo PDF y se muestra en una nueva pestaña del navegador.
Ejemplo Listado de empaque de Formato A
Ejemplo Listado de empaque de Formato B
Generar impresión de listado de etiquetas para el Formato A
Presionar el botón “Generar etiquetas”
Se genera el archivo PDF y se muestra en una nueva pestaña del navegador
Seleccionar la impresora de etiquetas y confirmar impresión.
Generar impresión de listado de tarimas para el Formato B
Presionar el botón “Imprimir por Tarima” .
Se genera el archivo PDF y se muestra en una nueva pestaña del navegador.
Seleccionar la impresora y confirmar impresión.
- Solicitar eliminación del listado de empaque
Ingresar a la página de entregas, ubicar el listado y presionar el botón “Solicitar Eliminación”.
Seleccionar un motivo del listado disponible y presionar el botón “Enviar Solicitud”
El listado queda pendiente de atender y sin acceso.
Consultar listado de empaque
Ingresar a la pantalla de entregas y presionar el botón “Editar LE”
Editar el listado de empaque
Ingresar a la pantalla de entregas y presionar el botón “Editar LE”
Realizar los ajustes necesarios y al terminar presionar el botón “Guardar”
Cambiar contraseña
Ingresar a la página de “Mi cuenta”
Ingresar la contraseña actual, capturar la nueva contraseña que cumpla con las indicaciones y presionar el botón “Guardar”.
El sistema cierra la sesión actual y dirige al inicio de sesión para ingresar con la nueva contraseña.
Si se captura la contraseña actual que no corresponde, no permite el cambio y muestra un mensaje de error.
Cerrar sesión
Para salir del sistema, presionar “Cerrar Sesión”
En caso de que se inicie sesión y no se utilice por lapso de tiempo, se cerrará la sesión automáticamente.
Guía de Ayuda y Situaciones Comunes
Para subir las evidencias al listado. “La sesión ha expirado.”
La sesión es temporal por 30 minutos, es necesario generar una nueva sesión, además de tener en cuenta que es una sesión activa por listado.
Para subir las evidencias al listado.
“Sesión no encontrada o inválida”, “Error de comunicación con el servidor al verificar sesión”
Es necesario generar una nueva sesión, teniendo en cuenta que es una sesión activa por listado.
Faltan fotos de evidencia en el documento de entrega en SAP.
Revisar en el listado de empaque la pestaña de Evidencias e identificar que todas las fotos tengan el indicador de palomita verde.
Si algunas muestran el icono de nube, es necesario guardar el listado para enviarlas a SAP.
Recomendaciones de uso en la toma de evidencias
Para garantizar una experiencia ágil, recomendamos usar un dispositivo que no sea de un modelo anterior al de hace 3 o 4 años. Los equipos más antiguos podrían presentar demoras al procesar imágenes, de preferencia utilizar el proporcionado por la empresa.
Busca siempre la mejor iluminación posible y mantén el dispositivo firme. Una imagen clara y bien iluminada es la mejor evidencia.
La velocidad de envío depende de tu conexión. Para asegurar la máxima velocidad y ahorrar batería, verifica que tu dispositivo esté conectado a la red Wi-Fi.
En la impresión de la etiqueta se ven incompletos los datos
Referencia: Es el dato que se asigna como Orden de Compra desde SAP, es correcto que por espacio solo se muestran un máximo de 30 caracteres.
Observaciones generales: Son comentarios que se agregan en la elaboración del listado, por espacio está limitado a 45 caracteres.
Al ingresar a crear un nuevo listado ya tiene fotos de evidencias.
Es correcto en casos de que se inicie con la toma de evidencias sin guardar el listado completo, cuando aparece el icono de nube se considera en borrador no se han mandado a SAP, se puede continuar con el llenado del listado y eliminar las evidencias que no corresponden.
No permite ingresar a un listado, no aparece el botón verde.
Los listados que no han sido atendidos en las solicitudes de eliminación, no es posible el acceso, es necesario esperar que se rechace la solicitud de eliminación.
No carga los documentos de entrega de SAP.
Esperar a que se restablezcan los servicios de SAP.
No fue posible generar PDF
Al intentar generar cualquier documento del listado de empaque, si muestra error generalmente se puede presentar porque falla la conexión a SAP, se debe esperar a que se restablezcan los servicios de SAP, si no existe problema en SAP, proceder a revisar el listado de empaque que se está intentando imprimir.
No fue posible cargar los datos del documento de entrega
Generalmente se puede presentar porque falla la conexión a SAP, se debe esperar a que se restablezcan los servicios de SAP, si no existe problema en SAP, proceder a revisar que el documento de entrega seleccionado esté correcto en SAP.
