Manual de Usuario
Tracking de Compras
Contenido
1. ¿Qué es el Tracking Dashboard?
2. ¿Cómo acceder?
3. Pantalla principal del Dashboard
4. Tarjetas de Resumen (KPIs)
5. Filtros de Búsqueda
6. Tabla de Resultados
7. Glosario de Estatus y Colores
8. Alertas de Tiempo (Logística)
9. Exportar a Excel
10. Asistente Virtual (Bot Odisa Tracking)
11. Comandos del Bot
12. Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es el Tracking Dashboard?
El Tracking Dashboard es una herramienta de Odisa Tools diseñada para consultar el estado de tus solicitudes de material de manera rápida y sencilla. Te permite saber si tu pedido ya fue ordenado, si está en tránsito, o si ya llegó al almacén, sin necesidad de entrar a SAP.
Problema que resuelve: Anteriormente, para conocer el estatus de una solicitud de compra era necesario entrar a SAP y revisar múltiples documentos (solicitud, orden de compra, entrada de mercancía). Con el Tracking Dashboard, toda esta información está centralizada en una sola pantalla.
¿Quién lo usa?
El dashboard está disponible para tres perfiles de usuario:
Perfil | ¿Qué puede ver? |
Vendedor | Solo las solicitudes creadas por él o para sus clientes asignados. |
Compras | Todas las solicitudes de todas las sucursales. Puede dar seguimiento y escalar. |
Administración | Visión completa de todas las solicitudes y reportes de indicadores. |
2. ¿Cómo acceder?
Requisito previo: Debes contar con un usuario y contraseña de SAP asignados por el departamento de Sistemas. Si no tienes acceso, solicítalo a tu jefe directo.
Pasos para ingresar
1. Abre tu navegador web (Google Chrome recomendado).
2. Ingresa a la siguiente dirección:
https://tools.odisaequipa.mx/
3. Captura tu usuario y contraseña de SAP en el formulario de inicio de sesión.
4. Haz clic en el botón "Iniciar sesión".
5. En el menú principal, localiza la opción "Dashboard de Tracking de Compras".
6. Presiona el botón "Acceder".
El tablero cargará automáticamente mostrando tus solicitudes activas.
Nota: Si eres Vendedor, solo verás las solicitudes creadas por ti o para tus clientes asignados. Si eres de Compras o Administración, tendrás visión completa de todas las sucursales. |
Tip: Puedes guardar la dirección https://tools.odisaequipa.mx/ como favorito en tu navegador para acceder más rápido. |
3. Pantalla principal del Dashboard
Al ingresar al Tracking Dashboard verás tres secciones principales:
# | Sección | Descripción |
A | Tarjetas de Resumen (KPIs) | Contadores en la parte superior con información clave: Total de líneas, En Orden, En Entrada y Facturado. |
B | Filtros de Búsqueda | Herramientas debajo de las tarjetas para buscar información por vendedor, cliente, artículo, folio o estatus. |
C | Tabla de Resultados | Detalle de cada solicitud con columnas de logística, progreso, estatus, días transcurridos y documentos. |
4. Tarjetas de Resumen (KPIs)
En la parte superior del dashboard verás contadores con información clave sobre el estado general de las solicitudes:
Tarjeta | ¿Qué muestra? |
Total Líneas | Número total de partidas (líneas) actualmente en seguimiento. |
En Orden | Solicitudes que ya tienen Orden de Compra (OC) generada y enviada al proveedor. |
En Entrada | Material que ya llegó al almacén y se le realizó la Entrada de Mercancía (EM). |
Facturado | Proceso concluido: la factura del proveedor ya fue registrada en SAP. |
5. Filtros de Búsqueda
Debajo de las tarjetas de resumen encontrarás herramientas para localizar información específica. Puedes combinar varios filtros simultáneamente para refinar tu búsqueda.
Filtro | ¿Para qué sirve? | Ejemplo |
Vendedor / Cliente | Busca solicitudes por nombre de vendedor o de cliente. | "García", "Starbucks" |
Artículo / Modelo | Busca por código de artículo o parte de la descripción del producto. | "MONIN", "jarabe" |
# Folio SC / OC | Busca directamente por número de Solicitud de Compra u Orden de Compra. | "12345" |
Status | Filtra por etapa del proceso. Útil para ver solo las solicitudes pendientes. | "Solo Pendientes" |
Abiertos / Concluidos | Por defecto muestra solicitudes en curso. Activa "Concluidos" para ver el historial. | Switch ON/OFF |
Tip: Para limpiar todos los filtros y ver toda la información, presiona el botón de "Limpiar filtros" o recarga la página. |
6. Tabla de Resultados
La tabla principal muestra el detalle de cada solicitud de compra. Las columnas más importantes son:
Columna | Descripción |
Logística | Muestra alertas de prioridad según el tiempo transcurrido: Normal (verde/gris), Atención (amarillo) o Vencido (rojo parpadeante). |
Progreso | Barra visual que muestra en qué paso se encuentra la solicitud: Solicitud > Oferta > Orden > Entrada > Factura. |
Status | Estado actual de la solicitud en texto y color (ver sección 7: Glosario de Estatus). |
Días | Tiempo transcurrido en días desde que se generó la Solicitud de Compra original. |
Vendedor | Nombre del vendedor que generó o tiene asignada la solicitud. |
Cliente | Nombre del cliente para quien se solicitó el material. |
Artículo / Modelo | Código y descripción del producto solicitado. |
# SC / # OC | Números de folio de la Solicitud de Compra y la Orden de Compra en SAP. |
7. Glosario de Estatus y Colores
El sistema utiliza colores para que puedas identificar rápidamente en qué etapa se encuentra cada solicitud:
Estatus | Color | ¿Qué significa? |
SOLO SOLICITUD | Rojo | La solicitud aún no tiene cotización ni orden de compra. Está pendiente de gestión por el área de Compras. |
EN OFERTA | Naranja | Ya se tiene cotización del proveedor, pero falta que se autorice y se genere la Orden de Compra. |
EN ORDEN | Azul | La Orden de Compra fue generada y enviada al proveedor. Se está esperando la entrega del material. |
EN ENTRADA | Cian | El material ya llegó al almacén y se registró la Entrada de Mercancía en SAP. |
FACTURADO | Verde | La factura del proveedor fue registrada en SAP. El proceso ha concluido exitosamente. |
Flujo de estatus: SOLO SOLICITUD > EN OFERTA > EN ORDEN > EN ENTRADA > FACTURADO. Cada cambio de estatus es automático y se actualiza cuando el documento correspondiente se registra en SAP.
8. Alertas de Tiempo (Logística)
La columna "Logística" muestra alertas visuales basadas en el tiempo transcurrido desde la solicitud inicial. Estas alertas te ayudan a identificar qué solicitudes necesitan atención urgente:
Alerta | Color | Rango | ¿Qué hacer? |
NORMAL | Verde / Gris | 0 a 44 días | Todo bien. La solicitud está dentro de los tiempos estándar. No requiere acción especial. |
ATENCIÓN | Amarillo | 45 a 90 días | Requiere seguimiento. Contacta al proveedor o al área de Compras para verificar el estatus de la entrega. |
VENCIDO | Rojo | Más de 90 días | ¡Acción urgente! Han pasado más de 90 días. Notifica de inmediato al área de Compras para que escale el caso. |
9. Exportar a Excel
Si necesitas trabajar los datos fuera del dashboard (por ejemplo, para generar reportes o análisis en Excel), puedes descargarlos fácilmente:
1. Aplica los filtros que necesites para delimitar la información que deseas descargar.
a. Si deseas descargar todo, deja los filtros en blanco.
2. Localiza el botón "Exportar CSV" (icono de descarga) en la parte superior derecha de la tabla.
3. Haz clic en el botón.
4. Se descargará automáticamente un archivo .csv compatible con Excel.
5. Abre el archivo en Excel para trabajar con los datos.
Nota: El archivo CSV descargado contiene únicamente la información que se muestra en pantalla al momento de la descarga. Si tienes filtros aplicados, solo se exportarán los datos filtrados. |
10. Asistente Virtual (Bot Odisa Tracking)
Odisa Tools cuenta con un bot integrado en Google Chat llamado Odisa Tracking, que te mantiene informado sobre tus solicitudes sin necesidad de entrar a la página web.
¿Qué puede hacer el bot?
Notificaciones automáticas: Recibirás un mensaje cuando llegue material al almacén (Entrada de Mercancía) de una de tus órdenes, o cuando se detecte una solicitud urgente asignada a ti.
Consultas rápidas: Puedes escribirle directamente al bot para conocer el estatus de una solicitud, ver tus pendientes o buscar pedidos de un cliente.
¿Cómo instalar el bot?
1. Abre Google Chat en tu navegador o en la app de Google.
2. Haz clic en "Nuevo chat".
3. En la barra de búsqueda escribe: Odisa Tracking
4. Selecciona la app Odisa Tracking que aparecerá en la lista.
5. En la ventana emergente, haz clic en "Instalar app" (o "Chatear" si ya la tienes instalada).
6. ¡Listo! El bot te enviará un mensaje de bienvenida confirmando la instalación.
Nota: La instalación del bot es obligatoria para los usuarios de Ventas, Compras y Almacén. Si tienes problemas con la instalación, contacta al área de Sistemas. |
11. Comandos del Bot
Puedes escribirle directamente al bot (@Odisa Tracking) en Google Chat para realizar consultas rápidas. A continuación los comandos disponibles:
Comando | ¿Qué hace? | Ejemplo de uso |
status [número] | Te dice inmediatamente en qué paso está tu solicitud de compra. | status 12345 |
mis pendientes | Te da una lista resumen de todas las solicitudes que tienes pendientes (sin concluir). | mis pendientes |
urgentes | Muestra todas las solicitudes que ya están vencidas (más de 90 días) y requieren atención inmediata. | urgentes |
cliente [nombre] | Busca todas las solicitudes activas de un cliente específico. | cliente Starbucks |
Tip: Los mensajes del bot incluyen un botón "Ver Status Completo". Al darle clic, te lleva directo al dashboard en https://tools.odisaequipa.mx/ ya con tu sesión para ver más detalles. |
12. Preguntas Frecuentes
1. ¿Por qué no veo mis solicitudes en el dashboard?
Si eres vendedor, solo verás las solicitudes creadas por ti o para tus clientes asignados. Verifica que hayas iniciado sesión con tus credenciales de SAP correctas. Si el problema persiste, contacta al área de Sistemas.
2. ¿Puedo modificar el estatus de una solicitud manualmente?
No. Los cambios de estatus son automáticos y están vinculados a los documentos registrados en SAP (SC, OC, EM, Factura). Esto garantiza la integridad de la información.
3. ¿Cada cuánto se actualiza la información del dashboard?
La información se sincroniza automáticamente con SAP. Los cambios de estatus se reflejan en cuanto el documento correspondiente se registra en el sistema.
4. Mi solicitud tiene más de 90 días y aparece como VENCIDO, ¿qué hago?
Contacta de inmediato al área de Compras para que escalen el caso con el proveedor. También puedes usar el comando "urgentes" en el bot para ver todas tus solicitudes vencidas.
5. ¿Puedo ver solicitudes ya cerradas?
Sí. Activa el switch "Concluidos" en los filtros de búsqueda para ver el historial de solicitudes que ya fueron facturadas.
6. ¿Olvidé mi contraseña, cómo la recupero?
Tu contraseña de Odisa Tools es la misma de SAP. Contacta al área de Sistemas para solicitar el restablecimiento de tu contraseña de SAP.
7. ¿El bot funciona fuera del horario de oficina?
Sí. El bot envía notificaciones automáticas 24/7. Puedes hacer consultas en cualquier momento y recibirás respuesta inmediata.
¿Necesitas ayuda adicional?
Si tienes dudas sobre el uso del Tracking Dashboard o del bot Odisa Tracking, puedes:
Canal | Detalle |
Sistemas | Generar un ticket en Freshdesk con la categoría "Odisa Tools" |
Google Chat | Escribir al bot @Odisa Tracking para consultas rápidas |
Referencia ISO | PR-COM-001 - Procedimiento de Tracking de Compras |