Manual de Usuario - Gestión de Promociones "Insumos"

1. Introducción

El Sistema de Gestión de Promociones de Insumos permite administrar lotes de productos próximos a su fecha de caducidad o vencidos. Este sistema conecta el análisis de existencias en SAP Business One con una herramienta de ventas ágil basada en Google Sheets, asegurando que el equipo comercial tenga información actualizada en tiempo real para colocar estos productos en el mercado.

Sitio: https://tools.odisaequipa.mx
Credenciales: usuario y contraseña de SAP.

2. Flujo General del Proceso

El proceso se divide en cuatro grandes etapas:

1. Análisis de Insumos
Identificación de lotes por caducar		2. Compras
Definición de precios y carga al sistema		3. Sistema (Automático)
Procesamiento SAP y sync Google Sheets		4. Ventas
Consulta y creación del pedido

3. Análisis y Preparación (Compras)

3.1 Selección de Productos

El departamento de Compras recibe o genera un reporte de análisis de insumos, identificando los lotes que requieren una acción comercial inmediata (por fecha de vencimiento próxima o vencida).

3.2 Creación de la Plantilla de Carga

Para cargar las promociones al sistema, se debe preparar un archivo CSV (Delimitado por comas) con la siguiente estructura obligatoria:

ColumnaDescripciónEjemplo
DocEntryIdentificador único del lote en SAP (BatchNumberDetails)18131
PrecioLotePrecio especial de promoción asignado al lote150.00
PromocionLoteIndicador de activación. Debe ser SISI
⚠️ Nota Importante: El sistema validará que el DocEntry exista y que el PrecioLote sea un valor numérico válido.

4. Carga en el Sistema (Administrador / Compras)

4.1 Acceso al Módulo

Desde el portal Odisa Tools, navegue a:

Herramientas › Gestión de Promociones Insumos › Crear Promoción

4.2 Subida del Archivo

  1. Haga clic en "Seleccionar archivo" y elija su plantilla CSV preparada.
  2. Presione el botón "Previsualizar" para verificar que los datos se lean correctamente.
  3. Si todo es correcto, haga clic en "Procesar Promociones".

4.3 Procesamiento

El sistema realizará las siguientes acciones automáticamente:

  • Actualizará el campo U_PrecioLote en SAP con el nuevo precio.
  • Actualizará el campo U_PromocionLote a 'SI'.
  • Confirmará cuántos registros fueron exitosos y cuántos fallaron.

5. Sincronización Automática

Una vez cargada la promoción en SAP, el sistema se encarga de publicar la información para el equipo de ventas.

5.1 Frecuencia de Sincronización

El sistema revisa cambios en SAP cada 5 minutos.

  • Nuevas promociones: Aparecen automáticamente en la hoja de Google Sheets.
  • Cambios de estado: Si un producto se vende o se da de baja en SAP, se marca como "Sin Existencia" en la hoja.

5.2 Hoja Compartida de Google Sheets

La información se refleja en la hoja "Promociones_SAP" con las siguientes columnas clave:

  • Código y Modelo: Identificación del producto.
  • Lote, Almacén y Ubicación: Datos logísticos exactos.
  • Cantidad: Existencia actual en SAP.
  • Precio: Precio promocional autorizado.
  • Status de Lote: Indicador visual de la urgencia del lote.

Hoja: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1v5CQt3tNUgscb97AjNahJaodzqbmSiOURoazQJDumMk/edit?usp=sharing

5.3 Códigos de Colores (Status)

La columna Status de Lote (Columna J) utiliza el siguiente código:

1 – VigenteEl lote tiene más de 30 días de vida útil.
2 – Por vencerEl lote vence en los próximos 30 días.
3 – VencidoLa fecha de caducidad ya pasó.
4 – Sin ExistenciaEl lote ya no tiene stock en SAP (se vendió o ajustó).
? La hoja también muestra la fecha y hora de la "Última Actualización" para confirmar que los datos son recientes.

6. Proceso de Venta (Vendedores)

El equipo de Ventas utiliza la hoja de Google Sheets como catálogo en tiempo real.

6.1 Selección del Producto

  1. Abra la hoja compartida de Promociones.
  2. Utilice los filtros para buscar por Modelo o Descripción.
  3. Verifique que el Status de Lote no sea "Sin Existencia".
  4. Tome nota del Número de Lote y el Precio Promocional.

6.2 Creación del Pedido en SAP – Reglas de Oro

? Selección de Lote Específica: Debe asignar manualmente el lote promocional al producto en el pedido.
? Precio Manual: Ingrese el precio promocional que aparece en la hoja. SAP podría traer el precio de lista por defecto; debe corregirlo.
? No Mezclar: Un pedido de promoción NO debe mezclarse con productos de línea regular. Los pedidos de liquidación deben ser exclusivos para facilitar su autorización y facturación.

6.3 Validación

El pedido pasará por las validaciones habituales de crédito y stock. Una vez facturado y entregado, el stock disminuirá en SAP y, en la siguiente sincronización (5 min), la hoja de Google Sheets se actualizará reflejando la nueva cantidad o marcándolo como "Sin Existencia".

7. Solución de Problemas Frecuentes

ProblemaCausa ProbableSolución
La hoja no se actualizaError de conexión o servicio detenidoContacte a Sistemas para verificar el "Scheduler" en el panel de administración.
El precio en SAP no coincideError en la carga inicialVerifique el CSV original. Si es necesario, vuelva a cargar el archivo con el precio corregido.
Lote "Sin Existencia" sigue en la hojaSincronización pendiente (max 5 min)Espere el siguiente ciclo de sincronización (cada 5 minutos).
Error al cargar CSVFormato incorrectoAsegúrese de que el archivo es .csv, tiene las columnas correctas y no contiene caracteres especiales.

Documento generado para Odisa Tools — Gestión de Promociones Insumos
PR-AES-001_Gestion_Promociones_Insumos_v1.0