Manual de Usuario — Sistema de Reporte de Cartera SAP B1
1. Descripción General
El Sistema de Reporte de Cartera es un archivo de Excel (.xlsm) que se conecta directamente a SAP Business One para consultar, analizar y actualizar información de cuentas por cobrar. El archivo contiene cuatro pestañas, cada una con una función específica, y cuenta con macros que permiten enviar datos de vuelta a SAP sin salir de Excel.
Pestañas del archivo:
| Pestaña | Función |
|---|---|
| Límites de Crédito | Listado de clientes de crédito con su situación financiera actual |
| Reporte de Cartera | Detalle completo de la cartera de cuentas por cobrar |
| Seguimiento Portal | Pestaña principal de trabajo diario para seguimiento de facturas en portal |
| Dashboard Portal | Panel de indicadores y resúmenes de seguimiento |
Ubicación: SAP Business One › Barra de herramientas › Lanzar aplicación › Reporte de cartera V4 › Iniciar
2. Límites de Crédito
Muestra un listado de todos los clientes de crédito con su situación financiera actual, incluyendo:
- Nombre, código del cliente y condición de pago asignada
- Límite de crédito configurado en SAP y crédito disponible
- Saldo actual en pesos (MXN) y dólares (USD)
- Cartera vencida en ambas monedas y porcentaje de cartera vencida
- Retraso promedio en días y porcentaje de pagos atrasados (últimos 6 meses)
- Comportamiento de pago: calificación automática basada en historial reciente
Calificaciones de Comportamiento de Pago
| Calificación | Significado |
|---|---|
| Excelente | Paga puntualmente en la gran mayoría de los casos, con tendencia estable o en mejora |
| Bueno | Paga con retrasos menores y poco frecuentes |
| Regular | Presenta retrasos moderados en menos de la mitad de sus pagos |
| Irregular | Retrasos frecuentes, aunque dentro de los 30 días |
| Crítico | Retrasos graves y/o muy frecuentes |
| Sin historial | No se encontraron pagos registrados en los últimos 6 meses |
La calificación se calcula automáticamente considerando tres factores: qué tan seguido paga tarde, cuántos días se retrasa en promedio, y si su comportamiento ha mejorado o empeorado en los últimos 3 meses comparado con los 3 meses anteriores.
3. Reporte de Cartera
Muestra el detalle completo de la cartera de cuentas por cobrar a la fecha actual. Incluye todas las partidas abiertas (facturas, notas de crédito, pagos parciales, etc.) con sus saldos, fechas de vencimiento, monedas y antigüedad.
Esta pestaña es de consulta y se actualiza automáticamente al refrescar los datos desde SAP.
4. Seguimiento Portal
Esta es la pestaña principal de trabajo diario. Muestra las facturas pendientes de ingreso al portal de clientes y permite capturar la información necesaria para su seguimiento.
4.1 Columnas de consulta (no editables)
Estas columnas provienen de SAP y no pueden modificarse: código y nombre del cliente, tipo de documento (RF = Factura), número de documento, fechas de contabilización y vencimiento, días de crédito, saldos vencidos en MXN y moneda extranjera, y estatus actual.
4.2 Columnas editables (captura del usuario)
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha Ingreso Portal | Fecha en que se ingresó la factura al portal del cliente. Este campo es obligatorio para poder guardar en SAP. |
| Fecha Programada Pago | Fecha en que el cliente confirma que realizará el pago. Si se deja vacía, el sistema calcula automáticamente una fecha basada en la fecha de ingreso al portal más los días de crédito del cliente. |
| Observaciones | Cualquier comentario relevante sobre la factura o el proceso de cobro. |
4.3 Estatus de las facturas
| Estatus | Significado |
|---|---|
| Pendiente Ingreso | La factura aún no ha sido ingresada al portal del cliente |
| Ingresado | La factura ya fue ingresada al portal y los datos fueron enviados a SAP |
4.4 Código de colores
| Color | Significado |
|---|---|
| Verde claro | El dato fue enviado exitosamente a SAP |
| Rojo claro | Hubo un error al intentar enviar el dato a SAP, o la validación falló |
| Bandas azul/blanco | Colores normales de las columnas de consulta (columnas A-M) |
| Bandas verde | Colores normales de las columnas editables (columnas N-R) |
4.5 Botones disponibles
| Botón | Función |
|---|---|
| Guardar en SAP | Procesa todas las facturas que tengan Fecha Ingreso Portal capturada y estatus “Pendiente Ingreso” o “Ingresado”. Envía a SAP: fecha de ingreso al portal, nueva fecha de vencimiento (calculada), fecha programada de pago y observaciones. Muestra resumen antes y después de ejecutar. |
| Guardar Fila Seleccionada | Envía a SAP únicamente la factura de la fila donde esté el cursor. Si la factura ya fue ingresada (estatus “Ingresado”), muestra advertencia antes de sobrescribir los datos. |
| Probar Conexión | Verifica la conexión al servidor de SAP. Muestra URL del servidor, base de datos, usuario conectado y sesión activa. Útil para diagnosticar problemas de conectividad. |
| Limpiar Colores | Restaura los colores originales de todas las celdas, eliminando las marcas verdes y rojas después de un proceso de guardado. |
5. Dashboard Portal
Panel de indicadores que resume la situación del seguimiento de facturas en el portal. Se alimenta automáticamente de los datos de la pestaña “Seguimiento Portal”.
5.1 Indicadores principales
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Facturas Pendientes de Ingreso | Cantidad de facturas tipo RF que aún no han sido ingresadas al portal |
| Saldo Pendiente de Ingresar | Suma del saldo vencido de todas las facturas pendientes |
| Facturas Ingresadas al Portal | Cantidad de facturas que ya fueron procesadas |
| Monto en Proceso de Recuperación | Suma del saldo de las facturas ya ingresadas al portal (Ingresadas + Pagadas) |
5.2 Secciones adicionales
- Antigüedad de facturas pendientes: Desglosa las facturas por rangos de días vencidos (vigentes, 1-15, 16-30, 31-60, más de 60 días), mostrando cantidad, saldo MXN, saldo USD y porcentaje del total.
- Resumen por estatus: Muestra la distribución de facturas por estatus (Pendiente Ingreso, Ingresado, Pagada).
- Top 10 Clientes: Los 10 clientes con mayor saldo pendiente de ingreso al portal, incluyendo número de facturas, monto total y porcentaje respecto al total.
6. Proceso de Trabajo Recomendado
- Abrir el archivo desde SAP (Lanzar aplicación → Reporte de cartera V4 → Iniciar) y esperar a que se actualicen los datos automáticamente.
- Revisar “Seguimiento Portal” para identificar las facturas con estatus “Pendiente Ingreso”.
- Capturar la información en las columnas editables: Fecha Ingreso Portal (obligatorio), Fecha Programada Pago (opcional) y Observaciones.
- Guardar en SAP usando el botón masivo o individual según se necesite. El sistema solicitará usuario y contraseña de SAP la primera vez.
- Verificar los resultados revisando los colores de las celdas (verde = éxito, rojo = error).
- Limpiar colores si se desea restaurar la apariencia original de la hoja.
- Consultar el Dashboard para revisar indicadores generales. Ejecutar “Actualizar Dashboard” para refrescar el ranking.
7. Inicio de Sesión
Al ejecutar cualquier función que se conecte a SAP (guardar, probar conexión), el sistema mostrará una ventana de inicio de sesión donde deberá ingresar:
- Usuario: Su usuario de SAP Business One (aparece prellenado con el usuario por defecto).
- Contraseña: Su contraseña de SAP. Los caracteres se muestran como asteriscos (***) por seguridad.
8. Validaciones Automáticas
El sistema realiza las siguientes validaciones antes de enviar datos a SAP:
| Validación | Descripción |
|---|---|
| Fecha futura | No permite ingresar una Fecha de Portal posterior a la fecha actual |
| Fecha anterior a contabilización | No permite una Fecha de Portal anterior a la fecha de contabilización del documento en SAP |
| Solo facturas | Solo procesa documentos de tipo RF (facturas de deudores) |
| Factura existente | Verifica que el número de documento exista en SAP antes de intentar actualizarlo |
| Advertencia de reingreso | Si una factura ya fue ingresada previamente, advierte al usuario antes de sobrescribir los datos |
9. Actualización de Datos
Las tres pestañas de consulta (Límites de Crédito, Reporte de Cartera y Seguimiento Portal) se actualizan automáticamente al abrir el archivo, utilizando siempre la fecha del día como parámetro. No es necesario modificar fechas manualmente.
Para forzar una actualización manual, vaya a la pestaña Datos en Excel y haga clic en Actualizar todo, o use el atajo Ctrl+Alt+F5.
Crédito y Cobranza — Reporte de Cartera SAP B1 v4.0 — Febrero 2026